MENTOR FOLYAMATOK A GYAKORLATBAN

Döntések, jóváhagyások és az ezekkel járó dokumentumok kezelése számtalan ügyviteli folyamatban szükségesek. Ezek legtöbbje leképezhető és automatizálható a rendszerünkben. Az általános jellemzők felsorolásán túl szeretnénk bemutatni néhány gyakorlati megvalósítást.

1

Szerződés jóváhagyás

Ügyfelünk szerződéseinek jóváhagyását kezeli rendszerünkben. A megoldás egyben szerződés nyilvántartási funkciót is ellát. A jóváhagyási folyamat során a nagyvállalat szervezeti kialakítását is beépítettük. Ezeken felül az esetleges szerződés módosításokat is kezeli a folyamat.

Részletek
2

Beszerzés jóváhagyás

Rugalmas szabályokra épülő beszerzés jóváhagyást vezettünk be multinacionális partnerünknél, amely a felelősök meghatározása során figyelembe veszi a beszerzett javak értékét, típusát, az érintett üzletágakat és költséghelyeket is. A folyamat az SAP rendszerrel integráltan működik.

Részletek
3

Teljesítés igazolás

Átlátható teljesítési igazolási folyamatot készítettünk építési vállalkozó partnerünknek, amely az igazolási folyamat támogatása mellett figyeli a szerződéses adatokat (pl. keretet) és nyomtatási képet is készít a kiállított igazolásról. Az átláthatóság növelés érdekében adattárházat is építettünk a workflow rendszerünk adataira, amelyből egyszerűen lekérdezhetőek a számszaki adatok (teljesítési fokok, kifizetések állapota).

Részletek
4

Számla igazolás

Ügyfelünk komplex igénye volt, hogy a bejövő számlákat kezeljük az iktatástól kezdve a jóváhagyásokon keresztül a kikontírozott főkönyvi feladásig, ráadásul a felelősségeket projekt alapon kell meghatározni. A folyamat az ERP rendszerrel integráltan működik. A bevezetés eredményeként megszüntek a "folyosói" papír hordozgatások, a számlák hol létének keresése, sőt a könyvelés is egyszerűsödött. Az így nyert időt ügyfelünk az alaptevékenységére fordíthatja.

Részletek
5

Ügyfél reklamáció kezelés

A vevőbarát hozzáállás, illetve különböző szabványok miatt is fontos az ügyfelek panaszainak kezelését rendezett mederbe terelni. Több partnerünknél sikeresen vezettünk be ilyen folyamatot, ezzel biztosítva a panaszok állapotának figyelemmel kisérhetőségét. A belső folyamat kezelés mellett megvalósítottunk ügyfél portál kapcsolatot is, ahol az ügyfél korszerű módon, webes űrlapokon jelezheti panaszát, ami belső workflow-ba csatlakozik.

Részletek
6

Dokumentum kezelés

Partnerünknél olyan dokumentum kezelő rendszert vezetünk be, amely a workflow rendszerrel integráltan működik, ugyanakkor önmagában is korszerű eszköze a vállalati dokumentumok kezelésének. A benne tárolt állományok cimkékkel láthatóak el a könnyű megtalálhatóság érdekében. A rendszert felvérteztük jogosultság kezeléssel, online szerkesztési lehetőséggel, verziókezeléssel, testreszabható nézetekkel is.

Részletek

Szerződés jóváhagyás Szervezeti hierarchia kezeléssel

Ügyfelünk alap problémája volt a szerződések állapotának nyilvántartása és a jóváhagyási folyamatban a szervezeti hierarchia kezelése. A megvalósítás végül logikailag és fizikailag is illeszkedik a nagyvállalati környezetbe.

A véleményezés során a szerződés tervezet szerkesztése online módon, a workflow modul szabályozott keretein belül történik. A Mentor biztosítja, hogy minden résztvevő a tervezet legfrissebb példányát látja és szerkeszti. A tervezet módosításai verzió kezelten történnek, visszakereshetők a korábbi állapotok.

A jóváhagyási folyamatot az adott területhez tartozó szerződés gazda indíthatja. A lezárásig a számviteli, a pénzügyi és a jogi munkatársak is véleményezik. A véleményezési kör után a jogi, pénzügyi és számviteli, beszerzési és az indító terület vezetőjének a jóváhagyása szükséges, a végső aláírást a cégjegyzékre jogosultak is elvégzik.

A feladat delegálása és a véleményezők illetve jóváhagyók köre az űrlapon bevitt adatok függvénye (pl. értékhatár, szerződés tárgya, stb.) de akár kérhető dedikált módon véleményezés is egyéb szervezettől.

Az űrlapon az alap szerződés adatokon felül (pl. partner, dátum és pénzügyi adatok) berögzíthetők - a vállalat igénye alapján - olyan specialitások is, mint prioritás, közbeszerzéses jelleg, közzétételi kötelezettség, igazgatói tanács döntéseinek határozatszáma, stb.

A folyamat során minden olyan dokumentum csatolható, ami az adott szerződéshez kapcsolódik. A szükséges dokumentumok csatolása a rendszerben kötelezővé is tehető.

  • Szerződés nyilvántartás
  • Nagyvállalati felhasználás, szervezeti felépítés kezelés
  • Szerződés módosítások kezelése, verziókezelt csatolmányok
  • Online dokumentum szerkesztés
  • Szerződések száma kb. 2000 db, 150 felhasználó
image
image
image
image

Beszerzés jóváhagyásSAP integrációval

Multinacionális partnerünk igénye volt egy rugalmas szabályokra épülő beszerzési folyamat megvalósítása.

A beszerzés jóváhagyás kezeli ügyfelünk divízióit, üzletágait és költséghelyeit. A feladat delegálása és a véleményezők illetve jóváhagyók köre függ az előzőekben említett adatoktól, és még számos, az űrlapon megadható adattól.

A folyamat az anyagok, szolgáltatások és tárgyieszközök beszerzéseinek a jóváhagyását is támogatja.

A beszerzés igény lezárását követően rendszerünk az adatokat átadja a SAP számára, illetve a megvalósult beszerzés tranzakciós adatait átveszi (utalás dátuma, számlaszám, stb.).

A megvalósítás végül logikailag és fizikailag is illeszkedik a partnerünk működési környezetébe.

  • Rugalmas szabályok, divízió és üzletágak kezelése
  • Multinacionális partner
  • SAP integráció
  • Beszerzések száma kb. 2000 db, 50 felhasználó

Teljesítés igazolásadattárházzal

Építési vállalkozó partnerünk tevékenységére jellemző a számos alvállalkozóval történő együttműködés, melynek során a teljesítések (és szerződések) kezelése nagy adminisztrációs terhet rótt ügyfelünk munkatársaira.

A bevezetés során átlátható teljesítési igazolási folyamatot készítettünk, amelyben követhetőek az alvállalkozónak kiadott teljesítések adatai. A rendszer figyeli az adott szerződés keretösszegét, és jelzi, ha a kiadott teljesítés igazolások ezt az összeget átlépnék.

A jóváhagyások és véleményezések szereplőinek delegálásakor a rendszer figyelembe veszi a projekteket és partnerünk mátrix szervezetét.

A lekérdezhetőség érdekében adattárházat is építettünk a workflow modulra, amelyből egyszerűen kinyerhetőek az adatok (alvállalkozók, projektek, munkák, stb. szerinti kimutatások). A megvalósítás törzs szinten integráltan működik az ERP rendszerrel.

  • Szerződés keret figyelés, teljesítési igazolás nyilvántartás
  • Több Mentor folyamat integrálása (szerződés-teljesítés-bejövő számla kezelés)
  • Projektek (mátrix szervezet) kezelése
  • Adattárház kapcsolat, ERP törzs integráció
  • Teljesíti igazolások száma kb. 1000 db, 100 felhasználó
image
image
image
image

Számla igazolásERP integrációval

Ügyfelünk komplex igénye volt, hogy a bejövő számlákat kezeljük az iktatástól kezdve a jóváhagyásokon keresztül a kikontírozott főkönyvi feladásig. A bevezetés eredményeként a számlák hol létének keresése megszűnt, sőt a könyvelés is egyszerűsödött. Az így nyert időt ügyfelünk az alaptevékenységére fordíthatja.

A jóváhagyások és véleményezések szereplőinek delegálásakor a rendszer figyelembe veszi a projekteket és partnerünk mátrix szervezetét is.

A folyamat az ERP rendszerrel szorosan integráltan működik. Nem csak a főbb törzsek közösek, hanem a folyamat egyes lépéseiben is megtörténik az aktuális állapot átadása. Ezen felül a folyamat adatlapján egy kontírozási táblázat kapott helyett, amely kitöltésével a bejövő számla a főkönyvbe már előkönyvelt formában kerül be.

  • Komplex megoldás (iktatástól a könyvelésig)
  • Kontírozási felület
  • Projektek (mátrix szervezet) kezelése
  • ERP integráció
  • Számlák száma kb. 1500 db, 100 felhasználó

Ügyfél reklamáció kezelésügyfélportállal

Több partnerünknél sikeresen vezettünk be számla reklamáció kezelés folyamatot, ezzel biztosítva a panaszok állapotának figyelemmel kisérését. Ezek a funkciók, habár nem tűnnek kritikusnak, a vállalat ügyfél kiszolgálási szintjéhez nagyban hozzájárulnak.

A reklamációs folyamat bevezetései során az ügyfeleink profiljának sajátosságait is figyelembe vettük, pl. csomagszállítással vagy építőanyag kereskedelemmel kapcsolatos számla reklamációk esetén rendszerünk a specifikus adatok megadására is lehetőséget biztosít (nem csak megjegyzés rovat szinten). Ezekre az adatokra a folyamat épít is, például számla sztornó elkészítését indítja el az ERP rendszerben, a megfelelő adatok mellékelésével (pl. reklamált csomagszám).

A jól struktúrált reklamációs adatrögzítés utólagos elemzésekre is lehetőséget biztosít, amivel azonosíthatók a kritikus területek, és célzott intézkedések tehetők.

A jóváhagyásokba vagy véleményezésekbe a megfelelő osztályok automatikusan bevonásra kerülnek, amennyiben a reklamáció őket is érinti. (ügyfélszolgálat, pénzügy, sales, quality, stb.)

A belső folyamat kezelés mellett megvalósítottunk ügyfél portál kapcsolatot is, ahol az ügyfél korszerű módon, webes űrlapokon jelezheti panaszát. Ez a megoldás nemcsak az adatrögzítési terhek egy részétől mentesíti a vállalatot, de elindít egy belső workflow folyamatot is a jelzett probléma kivizsgálására, ezáltal csökkentve az elkallódott ügyfél reklamációk számát.

  • Üzleti terület specifikus adatok, cég profilra szabott űrlap
  • ERP integráció
  • Ügyfélportál
  • Reklamációk száma kb. 500 db, 20 felhasználó
image
image
image
image

Dokumentum kezelés

Partnerünknél olyan dokumentum kezelő rendszert vezetünk be, amely a workflow rendszerrel integráltan működik, ugyanakkor önmagában is korszerű eszköze a vállalati dokumentumok kezelésének. A benne tárolt állományok cimkékkel láthatóak el a könnyű megtalálhatóság érdekében.

A dokumentumok címkézésére használt metaadatok egy része kapcsolódik a vállalat irányítási rendszer törzseihez, növelve az integrációt a vállalatnál üzemelő rendszerek között.

A rendszert felvérteztük jogosultság kezeléssel, online szerkesztési lehetőséggel, verziókezeléssel.

Ezeken felül testreszabható nézetek jellemzik még a modult.

  • Jogosultsági rendszer
  • Kereső címkék, adatlapok
  • Egyéni nézetek
  • Online szerkesztés, verziókezelés
  • Saját törzsadatok használata a címkéknél

Ismerd meg szoftverünket közelebbről

Vedd fel a kapcsolatot velünk